ü      بخش دوم آشنایی با نرم افزار های مالی 

    سیستم های مالی و نقش آن در مدیریت

  هیچ مدیری حتی بسیار باهوش و دانا بدون اطلاعات از حقایق کار و عملیات یک موسسه نمی تواند تصمیم صحیح اتخاذ کند و مدیرانی که بر اساس فرضیات و اعتقادات شخصی بدون توجه به واقعیات امور موسسه تصمیماتی اتخاذ کرده اند نتایج نامطلوبی به بار آوردند و موسسه خود را در تنگنای فشار مالی قرار دادند، در سازمان های پیشرفته اگر چه اعتماد به همکاران عامل بسیار مهمی برای مدریر دستگاه است ولی سعی می شود بیش از حدی که واقعا لازم باشد روی اعتماد افراد حساب نشود. این موضوع به معنای آن نیست که یک مدیر نسبت به همکاران خود بی اعتماد باشد و به گفته ها و نتایج کارشان اعتماد نکند بلکه هدف آن است که سیستم کار طوری باشد که تا آخرین حد ممکن همکاران را به طور خودکار وادار به انجام وظایفشان به طرز صحیح و مطلوبی بنماید و مجال آن را ندهد که در اثر سهل انگاری اشتباه یا تعمد اطلاعات درست یا ناقص به عنوان حقیقت به مدیر عرضه شود.

اهداف کنترل های داخلی

1.        حفظ و حراست و نشان دادن وضعیت صحیح اموال

2.        احتساب صحیح و به موقع کلیه ی بدهی ها و نشان دادن وضعیت آن ها در هر زمان

3.        کنترل و تحلیل هزینه ها به حداقل ممکن

4.        کنترل و وصول درآمد ها به حداکثر ممکن

5.        جلوگیری از امکان ایجاد شرایط نامناسب نظیر نادرستی سوء استفاده و موارد مشابه

6.        برنامه ریزی منابع و مصارف مالی دستگاه و اطمینان از مصرف منابع مالی به میزان مطلوب در موقع مناسب

7.        فراهم کردن اطلاعات حیاتی از وضعیت مالی موسسه برای مدیران آن به طور منظم و یا در شرایطی که به طور اضطراری لازم باشد.

   برای رسیدن به مجموعه هدف های فوق طبعا ابزار و ادواتی لازم است که اصطلاحا روش های مالی یا سیستم های مالی نامیده می شود. سیستم های مالی خوب آنهایی هستند که تا حد امکان با توجه به شرایط و اوضاع و احوال هر دستگاه رسیدن به هدفهای اساسی مذکور را میسر سازد.

یک سیستم مالی مانند هر طرح دیگر ضامن اجرایی لازم دارد و ضامن اجرای آن کارکنان دستگاه است به شرطی که تحت نظام و سازمان صحیح به کار گمارده شده باشند. بنابراین با داشتن نظام آشفته و نا بسامان سازمانی مدیر یک دستگاه، نبایستی انتظار داشته باشد که یک سیستم مالی ، به خودی خود و به طور معجزه آسا کلیه مشکلات موجود را از میان بردارد و کنترل های داخلی مورد نظر را مستقر سازد.

برخی عوامل که ضامن حسن کار یک سیستم مالی هست به شرح زیر خلاصه می شود:

1.        سادگی و در عین حال استحکام و کارآیی آن

2.        تسلط مجریان طرح از جهات فنی بر نحوه کار با آن

3.        پیاده کردن طرح در زمان صحیح

4.        پیاده کردن طرح به روش و طریق مناسب

خصوصیات شخصی، علمی و فنی آنالیز نرم افزارهای مالی

1.        مهارت در مصاحبه وتبادل نظر

2.        داشتن اطلاعات کافی درباره جزئیات موجود در سیستم

3.        داشتن اطلاعات کافی با کامپیوتر و سخت افزار

4.        آشنایی با برنامه نویسی و نرم افزار

آشنایی با کامپیوتر و سخت افزار به مراحل زیر تقسیم می شوند:

1.        طرز انتخاب بهترین نوع تجهیزات که بایستی در اجرای سیستم مورد استفاده واقع شود

2.        طرز انتخاب بهترین روش ها و تکنیک های با صرفه برای کاربری

اصول و روش های فنی مختلف که در طراحی سیستم های ماشینی ممکن است به کاربره شود

ü      سیستم های اطلاعاتی حسابداری

   به دنبال رشد روز افزون به کارگیری سامانه های رایانه ایدر سازمان های مختلف شرکت ها با مخاطرات مختلفی در مورد اطالعات روبرو هستند. از آنجایی که اطلاعات به آسانی از طریق شبکه ها در دسترس سازمان ها وافراد مختلف قرار می گیرد. حفاظت ا طلاعات و امنیت مسئله ای مهم است. محرمانه بودن صحت و درستی و در دسترس بودن سه عنصر اصلی امنیت اطلاعات هستند. سیستم های اطلاعاتی در هر سازمان با تهدیدهایی روبروست که معمولا از روش های امنیتی که برای مقابله با آن استفاده می کنند قادر نیست سیستم  را از تحدید های احتمالی حفظ کند. برای مدیریت موثر تهدیدها حفاظت های چندگانه و روش های مختلف باید در کنار هم استفاده شود.

    به منظور تامین نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در حال افزایش است به دنبال افزایش استفاده از این سیستمها و همچنین پیچیدگی و گسترش آن ها در شرکت ها با مخاطراتی در مورد این سیستم ها روبرو هستند.

مهمتریت تهدید در رابطه با سیستم های اطلاعاتی دسترسی افراد غیر مجاز به اطلاعات است و امنیت کافی برای این اطلاعات موضوعی است که هیچ سازمانی نمی تواند آن را انکار کند.

     حفاظت از سیستم اطلاعاتی در مقابل خطرات و تهدیدهای موجود در واقع امنیت اطلاعات نامیده می شود. امنیت اطلاعات رشته ای تخصصی در علم رایانه است که هدف آن تجزیه و تحلیل کاهش و پاسخ به تهدید های سیستم اطلاعاتی است. امنیت اطلاعات در پردازش معاملات حسابداری یک نگرانی و موضوع اساسی است. به دنبال پیشرفت های گسترده در به کارگیری فناوری رایانه زمینه ای برای مشکلات پر خطر ایجاد دشه است. بیشتر این تهدیدها در اثر دستیابی و دسترسی افراد غیر مجاز به سیستم هاست. این تخلفات امنیتی میلیون ها دلار برای شرکت ها هزینه و تهدید های جدی برای امنیت سازمان ایجاد می کند. امنیت ناکافی سیستم های اطلاعاتی حسابداری فرصت دستکاری تحریف و تقلب در سیستم ها و اسناد و مدارک حسابداری را افزایش می دهد.

ü      تعریف امنیت اطلاعات

   امنیت اطلاعات به معنای حفاظت سیستم های اطلاعاتی در مقابل دسترسی افراد غیر مجاز به اطلاعات با خدمات است و اطلاعات ذخیره شده در حال پردازش یا گزارش شده را شامل می شود. محرمانه بودن و قابلیت اعتماد ، صحت و درستی (اعتبار) و در دسترس بودن س عنصر اصلی و اساسی امنیت اطلاعات است. اگرچه این مفاهیم ساده به نظر می رسند اما اجرا و پیاده سازی صحیح آن ها بسیار پیچیده است.

ü      محرمانه بودن

     محرمانه بودن به معنی آن است که اطاعات تنها برای کسانی که حق دانستن آن ها را دارند قابل افشا و نمایش باشد. زمانی که اطلاعات توسط شخصی غیر مجاز خوانده یا کپی شود نتیجه آن از دست دادن قابلیت اعتماد است. برای بعضی از انواع اطلاعات قابلیت اعتماد عاملی بسیار پر اهیت است. برای نمونه اطلاعات تحقیقاتی اسناد مربوط به بیمه و مالیات ویژگی های محصول جدید و راهبردهای سرمایه گذاری شرکت از این نوع اطلاعات است.

ü      صحت و درستی

    به این معنی است که اطاعات در مورد تغییرات ، تعدیلات و اشتباهات محافظتمی شوند و اطلاعات به صورت صحیح و کامل نگهداری می شوند. زمانی که در شبکه نا امنی  وجود دارد و اطلاعات با روش های غیر منتظره ای تغییر می یابد یا تعدیل می شود، نتیجه آن به عنوان نداشتن صحت و درستی اطلاعات شناخته می شود. و به معنی آن است که تغییرات غیر مجاز در اطلاعات ایجاد شده یا اشتباهاتی توسط نیروی انسانی رخ داده است. درستی و صحت اطلاعات برای حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد در نتیجه فقدان صحت و درستی ممکن است از بین برود و یا غیر قابل دسترس شود.

ü      در دسترس بودن

   به معنی آن است که اطلاعات در زمان مورد نیاز در دسترس هستند و قابل کاربردندو اطمینان ازاین که فقط افراد مجاز در زمان مورد نیاز به اطاعات دسترسی دارند. قابلیت دسترسی بیشترین اهمیت را در سازمان های خدماتی دارند.

زمانی که کاربر قابلیت دسترسی به شبکه یا خدمات خاص فراهم شده توسط شبکه را نداشته باشد، آن ها را رد می کند.